La información que contiene cada colección o base de datos (grande o pequeña) es única. Al participar en GBIF, los centros y colecciones contribuirán con sus datos a la visión de la biodiversidad que, a todas las escalas, proporciona la red de GBIF, obteniendo visibilidad y reconocimiento por su trabajo.

Desde el punto de vista funcional, el nodo se concibe como un sistema distribuido de bases de datos para acceder a esta información. No existe, por tanto, una gran base de datos central creada con las aportaciones de cada responsable de colecciones, si no que cada colección crea, mantiene y gestiona su propia base de datos, y de esta manera controla qué información hace accesible por Internet y cuál no. De esta manera, nuestro sistema queda organizado como una “federación de bases de datos”. A esta federación se añade un sistema, no muy diferente de los buscadores de Internet como Google, que se encarga de recoger los resultados de las consultas de todas las base de datos del nodo y presentarlas de manera coherente.

La red puede ser simétrica, en el sentido de que todos los centros participantes sean a la vez puntos de acceso para toda la información. Ventajas inherentes a este planteamiento son que quien produce los datos tiene el control de los mismos, las actualizaciones son automáticas y el origen de los datos y su reconocimiento es palpable.