Por institución entendemos una entidad organizativa permanente en el tiempo de la que dependen la(s) colección(s) o base(s) de datos. Esta entidad puede ser una institución compuesta por varios centros, un centro, una universidad, una facultad, un departamento, una unidad, etc.

Por proyecto entendemos una entidad no permanente en el tiempo de la que dependen base(s) de datos y tiene financiación externa.